“¿Estás hablando? Tienes el micrófono silenciado”

En los últimos dos años ¿cuánto tiempo perdiste tratando de ingresar al enlace de una reunión virtual? o ¿cuántas veces te disculpaste por hablar con el micrófono apagado? A pesar de lo familiarizados que estamos con la tecnología, no conocemos mucho sobre su funcionamiento y la pandemia fue quien nos obligó a hacer un cambio.

A pesar de que la tecnología está para hacer más eficientes nuestras labores diarias, cuando se trata de reuniones nos sentimos más “impedidos”, nos cuesta hacer intervenciones, nos sentimos inseguros acerca de cómo nos vemos a través de la cámara, dejamos de compartir información por temor a equivocarnos en el proceso.

Acostumbrarnos a reunirnos a través de una pantalla ha sido un proceso complejo para todos, no es una habilidad que nos fluya naturalmente y por eso desde LETRA te traemos algunas recomendaciones para hacer tus reuniones virtuales algo menos difícil y más eficiente.

1. Elige la plataforma adecuada: el objetivo o el número de asistentes pueden ser factores a tener en cuenta antes de programar una reunión. Recuerda revisar primero algunas opciones para determinar la mejor para ti, y que si eres asistente, depende de ti conocer un poco acerca de la plataforma para poder manejarla al momento de ingresar a la reunión.
   
   

   Algunas opciones son:  

   Zoom: esta plataforma ha sido de las que mayor acogida ha tenido pues su uso es muy intuitivo y desde su versión gratuita podemos encontrar muchas ventajas. 

   Zoom nos permite tener el control sobre la posibilidad de que los asistentes a la reunión ingresen con sus cámaras y micrófonos encendidos o que compartan sus pantallas. Además, tiene un equipo de soporte disponible en el momento en que necesites alguna asesoría o capacitación

   La versión gratis nos permite hacer videollamadas de hasta 100 participantes con un máximo de duración de 40 minutos (si son solo dos el tiempo es ilimitado). 

   Dependiendo de la versión paga que escojas puedes tener reuniones de hasta 1000 asistentes (49 videos en pantalla) con una duración máxima de 24h y espacio ilimitado en la nube para guardar las grabaciones de estas. Además, puedes tener la posibilidad de obtener datos en tiempo real sobre la participación de tus asistentes, poner un filtro de belleza o dividir a los participantes en grupos pequeños.

   Microsoft Teams: esta plataforma es el reemplazo de Skype empresarial. La versión gratuita no nos permite hacer videollamadas, pero sí recibirlas. Sin embargo, si contamos con Microsoft 365 o queremos pagar por la plataforma, tendremos la posibilidad de hacer llamadas de hasta 100 personas por un máximo de 30 horas. 

   Con Microsoft Teams puedes guardar las grabaciones de tus reuniones, cambiar de dispositivo durante las reuniones, tener un chat integrado, asignar tareas, desenfocar tu fondo para evitar distracciones, comparte vínculos con Excel, Word, One note, Trello, entre otros. 

   Google Meet: En su versión gratuita podemos hacer llamadas de hasta 60 minutos con un máximo de 100 participantes, tener subtítulos instantáneos y diseños adaptables. 

   Las versiones pagas nos permiten hacer llamadas hasta con 250 participantes de 24 horas, poder generar encuestas durante la reunión, informes de asistencia, tener una reducción del ruido, hacer grabación de las reuniones y tener asistencia al cliente todo el tiempo lo necesites.

   Live Webinar: La opción gratuita permite reuniones de hasta cinco integrantes, sin embargo, sus versiones pagas permiten hasta 500 personas. Tiene más de 50 funcionalidades que permiten tener más interacción con los usuarios, te da la posibilidad de incluir tu marca o sitio web, puedes tener una pizarra interactiva, chat en vivo o generar encuestas durante la transmisión.
   
   
   
2. Deja encendida tu cámara: Una reunión virtual ya es un poco impersonal como para agregarle el elemento de no ver a la persona con quien nos estamos comunicando. Estas reuniones merecen la misma importancia y requieren la misma atención que las presenciales, y no encender la cámara por hacer “multitasking” solo va a generar el efecto contrario.
   
   Debemos ser precavidos con el espacio que escogemos para recibir la reunión. Cuando prendemos la cámara el fondo que tenemos puede volverse una distracción para los demás asistentes, por eso es mejor que busquemos un espacio tranquilo, donde no transiten muchas personas, con un fondo que sea agradable para quien ve tu grabación y con la cámara enfocando correctamente tu rostro (no al techo, no al pecho, no a tu frente).
   
   Nos atrevemos a decir que todas las plataformas que nos permiten crear reuniones virtuales también cuentan con una opción en la que puedes distorsionar o poner una imagen para que tu fondo sea diferente y no genere distracciones.
   
   

3. Pon atención a tu micrófono: son incontables las veces que he escuchado “¿estás hablando? creo que tienes el micrófono apagado” en medio de una reunión, y es que a pesar de que la idea de silenciar el micrófono durante la reunión es tentadora, resulta ser contraproducente. 

   Es comprensible que queramos mitigar los sonidos de lo que sucede a nuestro alrededor, o que queramos apagar el micrófono mientras alguien más habla, pero las probabilidades de que recordemos encenderlo cuando queremos o debemos hablar son muy pocas, entonces recuerda

   • Algunas plataformas de reuniones tienen opciones que te permiten aislar el ruido de tu entorno.
   • Usar audífonos también permite reducir otros ruidos que puedan interferir.
   • Las reuniones pierden fluidez en el momento en que hay que detenerlas para hacerle notar al participante que pretende hablar, que su micrófono se encuentra silenciado.
     
     

4. Aprende a compartir pantalla: A todos nos va a llegar el momento en que debamos ser quienes compartamos contenido dentro de la reunión y para no retrasar el tiempo que tenemos programado para esta, es muy necesario que antes conozcas el proceso para compartir el contenido que sea necesario. 

   Ten en cuenta:

   • Cada plataforma tiene una vía diferente para compartir pantalla.
   • No olvides activar la opción, cuando es del caso, para que otros participantes puedan compartir su pantalla.
   • Revisa qué ventanas tienes abiertas en tu computador antes de compartir tu pantalla pues todos podrán verlas.
     
     

5. No olvides los modales: ya lo dijimos antes, que la reunión se realice de manera remota no la hace menos importante que una que se da de manera presencial. Por eso no podemos olvidar nunca saludar al ingresar a una reunión, agradecer al ponente o a quienes son participantes, despedirse al retirarse, pedir la palabra si queremos hablar y ser respetuosos con el tiempo de los miembros de la reunión.

6. Revisa tus conexiones: la experiencia nos ha demostrado que no podemos confiar totalmente en nuestras redes de wifi. Para que no entremos en pánico si esto sucede al momento de tener una reunión, hay que saber que gran parte de los celulares inteligentes cuentan con la opción de servir como fuente de wifi móvil, va a consumir tus datos, pero solucionará por el momento tu problema.