Paso a paso para una reunión efectiva

¿Cuántas veces mandamos un correo sin el adjunto? O ¿cuántas veces nos demoramos en iniciar una reunión porque no citamos a una persona que debía estar en ella? Hay actividades que realizamos tan seguido en nuestro día a día que las llevamos a cabo casi de manera automática, y a pesar de la frecuencia con que las hacemos, en su ejecución aún hay cosas que olvidamos.

Las reuniones, cualquiera que sea su tipo, encuentran su eficiencia principalmente en su preparación. Llegar a la reunión con conocimiento de lo que va a suceder y, si es el caso, con los compromisos realizados, permite requerir de menos tiempo para poder alcanzar el objetivo de la misma, lo que se traduce en el aumento de nuestra productividad.   

Para evitar la ansiedad que produce la sensación de estar olvidando algo, y de paso, garantizar reuniones efectivas, es que se usan las checklist. Gracias a esta herramienta podemos tener un formato en el que se encuentren establecidas acciones repetitivas que debemos verificar, pudiendo así garantizar el cumplimiento de todas ellas y la obtención del resultado esperado. Por eso desde LETRA hemos propuesto un checklist con los 10 elementos a tener en cuenta para lograr una reunión productiva.

• Identificar cual es el objetivo o tipo de reunión.
• Determinar el lugar o plataforma de encuentro.
• Establecer un orden del día o plan de trabajo para la reunión.
• Programar la reunión con los participantes necesarios.
• Compartir el plan de trabajo y los documentos a considerarse en la reunión (si los hay).
• Definir los roles de los participantes en la reunión.
• Preparar cualquier herramienta que permita tomar nota de las conclusiones y compromisos establecidos en la reunión.
• Confirmar que el equipo, la plataforma y los insumos a usar, sirven. 
• Verificar la asistencia de todos los participantes.
• Preparar el espacio donde se va a recibir la reunión para poder enfocarse solo en ella.